Хто такий адміністратор рецепції?

Адміністратор рецепції фітнес-студії – це співробітник фітнес клубу або фітнес студії, який першим зустрічає відвідувачів і відповідає за забезпечення безперебійної роботи з клієнтами на рецепції. Його основне завдання – створення комфортної атмосфери, надання допомоги та консультацій, а також підтримка високого рівня обслуговування.

В залежності від формату фітнес клубу та структури організації функціональні обов'язки адміністратора рецепції в різних фітнес клубах будуть сильно відрізнятися. Наприклад, в багатофункціональному мережевому фітнес  клубі Спорт лайф є окремі департаменти - Відділи продажів, які відповідають за продаж основних фітнес послуг, тому в обов'язки адміністратора не входить функція презентації клубу та продажу клубних карток. А в невеличкій фітнес студії на відміну від великого спорт комплексу адміністратор буде поєднувати в собі функції і адміністратора рецепції і менеджера з продажів, і , можливо, буде виконувати ще додаткові функції фітнес менеджера або координатора.

• Робота з записами та розкладом

Він координує запис на групові та індивідуальні заняття, веде реєстрацію клієнтів та організовує зміни у графіку, зокрема, коли з’являються скасування чи перенесення занять.

• Фінансові операції

Адміністратор приймає оплату за послуги та продукцію, яку пропонує студія, видає чеки та веде щоденний звіт про касу.

• Робота зі скаргами та побажаннями

Важливою частиною роботи є вміння оперативно вирішувати конфліктні ситуації, реагувати на зауваження клієнтів, а також передавати важливу інформацію керівництву.

• Адміністративна підтримка

Адміністратор підтримує порядок на рецепції, слідкує за документацією та інвентарем, а також інформує керівництво про потреби студії.

Що маємо на увазі, коли говоримо про якісний сервіс:

• Привітність і гостинність. Перший контакт – це перше враження про студію. Адміністратор має бути доброзичливим, ввічливим і доброзичливим, привітно зустрічати кожного клієнта.

• Індивідуальний підхід до клієнтів. Адміністратор має виявляти уважність до потреб кожного клієнта, запам’ятовувати їхні імена, особисті вподобання та історію відвідувань. Це створює атмосферу привітності і допомагає клієнтам почуватися важливими і цінними.

• Швидкість і ефективність. Якісний сервіс означає оперативне обслуговування, що включає швидку реєстрацію, точну інформацію про розклад, наявність послуг, акцій та інші запити клієнтів. Важливо також оперативно вирішувати питання з бронюваннями чи оплатою, не затримуючи клієнтів у черзі.

• Знання послуг і продуктів студії. Адміністратор повинен знати асортимент послуг, розклад занять, кваліфікацію тренерів і акційні пропозиції. Це дозволяє компетентно відповідати на запитання, надавати поради й допомагати клієнтам обирати найбільш відповідні послуги.

• Реагування на зворотний зв’язок і скарги. Важливо ввічливо сприймати та розуміти зауваження клієнтів, оперативно надаючи допомогу у вирішенні проблемних ситуацій. Відповідне реагування та швидке вирішення проблем демонструють турботу студії про клієнтів і її готовність підвищувати рівень обслуговування

• Підтримка чистоти та порядку. На рецепції завжди має бути охайно, а зона для клієнтів – організованою. Це не лише підвищує комфорт для відвідувачів, а й свідчить про високий рівень студії.

Ключові навички адміністратора рецепції

• Комунікабельність і доброзичливість. Важливо вміти працювати з різними типами людей, завойовувати їхню довіру та залишатися привітним.

• Організованість. Адміністратор веде кілька задач одночасно, тож здатність планувати свій час є критичною.

• Знання основ продажів. Вміння презентувати послуги (основні та додаткові) та акції, що пропонує студія, є великим плюсом.

• Стресостійкість і терплячість. Це важливо для роботи з великою кількістю людей і швидкого вирішення потенційних конфліктів.

• Базові комп'ютерні навички. Потрібно вміти працювати з програмами для управління клієнтськими записами, касовими апаратами та іншими інструментами рецепції.

Адміністратор рецепції створює перше враження, яке формує ставлення клієнтів до студії. Його професійний підхід забезпечує зручність і задоволення клієнтів від відвідування студії, підтримує дисципліну та порядок на рецепції, а також сприяє розвитку позитивної репутації фітнес-центру.